Über das Rechnungsmodul von Fynn kannst du alle deine Rechnungen verwalten, neue Rechnungen erstellen und bestehende Rechnungen bearbeiten. Diese Seite gibt dir einen Überblick über die wichtigsten Funktionen.

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Rechnungen erstellen

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Manuelle Rechnungserstellung

Du kannst jederzeit manuell eine neue Rechnung erstellen:

  1. Klicke auf das + oben rechts
  2. Wähle “Rechnung” aus
  3. Wähle den Kunden aus
  4. Füge Rechnungspositionen hinzu
  5. Klicke auf Entwurf erstellen oder Finalisieren und versenden

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Automatische Rechnungserstellung

Rechnungen für Abonnements werden automatisch zum konfigurierten Zeitpunkt erstellt. Die Rechnungsstellung erfolgt dabei:

  • Zum Beginn einer neuen Abrechnungsperiode
  • Bei Änderungen des Abonnements (anteilige Berechnung)
  • Bei zusätzlichen Gebühren oder Gutschriften

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Finalisieren und versenden

Nachdem du eine Rechnung erstellt hast, kannst du sie finalisieren und an den Kunden senden.

Dabei passiert Folgendes:

  • Die Rechnung wird als PDF und / oder e-Rechnungs-XML generiert
  • Der Kunde erhält eine E-Mail mit der Rechnung als Anhang, sofern die Benachrichtigungseinstellungen aktiviert sind
  • Passende Buchungssätze werden automatisch erstellt
  • Die Rechnung wird im Status Offen markiert
  • Der Zahlungseinzug wird angestoßen
  • Die Rechnung wird bei Bedarf an die BCC-Empfänger gesendet

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Exporte

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OPOS-Liste exportieren

Mit der OPOS-Liste kannst du offene Posten (offene Rechnungen) im CSV-Format exportieren, um sie beispielsweise für die Buchhaltung zu verwenden.

Hierfür navigiere zu Belege > Rechnungen und klicke auf Exportieren.

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Tabellenansicht exportieren

Die Tabelle kann nun vollständig an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden und die aktuelle Tabellenansicht als CSV exportiert werden.

Zum Export klicke auf Exportieren und wähle dort “Tabellenansicht” aus.

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Benachrichtigungen

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Rechnung erneut per E-Mail senden

Du kannst eine Rechnung jederzeit erneut per E-Mail an deinen Kunden senden:

1

Rechnung öffnen

Navigiere zur gewünschten Rechnung in der Rechnungsübersicht

2

Aktion auswählen

Klicke auf Aktionen > Erneut versenden

Die E-Mail wird dann mit der Rechnung als PDF-Anhang an die hinterlegte E-Mail-Adresse des Kunden gesendet.

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Verlaufsprotokoll

Jede Änderung an einer Rechnung wird im Verlaufsprotokoll dokumentiert. Du findest das Protokoll direkt in der Detailansicht einer Rechnung in dem Bereich “Verlauf”. Dort siehst du:

  • Wer die Änderung vorgenommen hat
  • Was geändert wurde
  • Wann die Änderung erfolgte

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Zahlungen

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Zahlung hinzufügen

Wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt, kannst du die Zahlung in Fynn manuell hinzufügen, um den Rechnungsstatus zu aktualisieren. Dies ist relevant, wenn bspw. Überweisungen getätigt wurden, oder die Zahlungen in einem Fremd-System erfasst wurden.

1

Rechnung öffnen

Navigiere zur gewünschten Rechnung in der Rechnungsübersicht

2

Zahlung hinzufügen

Klicke auf Zahlung hinzufügen

3

Zahlungsdetails eingeben

Trage die Zahlungsdetails ein und bestätige mit Speichern.

Entspricht der Betrag der Rechnung, wird die Rechnung automatisch auf Bezahlt gesetzt. Sofern die Benachrichtigungseinstellungen aktiviert sind, wird der Kunde über den Zahlungseingang und den aktualisierten Rechnungsstatus informiert.

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Zahlung erneut anstoßen

Wenn eine Zahlung fehlgeschlagen ist, kannst du sie erneut anstoßen. Hierbei kann eine neue oder bestehende Zahlungsmethode verwendet werden.

Nach Änderung der Zahlungsmethode wird der ausstehende Betrag automatisch über die neue Zahlungsmethode eingezogen.

1

Rechnung öffnen

Navigiere zur gewünschten Rechnung in der Rechnungsübersicht

2

Zahlung erneut anstoßen

Klicke auf Aktionen > Zahlungsart ändern. Wähle eine neue Zahlungsmethode aus und bestätige mit Ausstehenden Betrag begleichen.

Die neue Zahlungsmethode wird automatisch für die ausstehende Zahlung verwendet.

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Zahlungsanbieter-Gebühren

Bei Zahlungen über integrierte Zahlungsanbieter können Gebühren anfallen. Diese werden dir transparent in der Rechnungsdetailansicht angezeigt:

  1. Öffne die Rechnung
  2. Scrolle zum Abschnitt “Zahlungen”
  3. Die Gebühren werden pro Zahlung einzeln ausgewiesen

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Zahlungserinnerungen / Mahnungen

In der Mahnwesen-Übersicht siehst du:

  • Die aktuelle Mahnstufe
  • Das Datum der letzten Erinnerung
  • Möglichkeit zum Pausieren des Mahnwesens
  • Zugriff auf die Details des Mahnprozesses

Du kannst das Mahnwesen für einzelne Rechnungen pausieren. Dies ist nützlich, wenn du beispielsweise:

  • Mit dem Kunden eine Ratenzahlung vereinbart hast
  • Eine Zahlungsfrist verlängert wurde
  • Auf eine ausstehende Gutschrift gewartet wird

Wenn du das Mahnwesen später wieder aktivierst, wird automatisch die nächste zutreffende Mahnstufe angewendet.

Beispiel:

  1. Eine Rechnung ist seit 10 Tagen überfällig und in Mahnstufe 1
  2. Du pausierst das Mahnwesen für 14 Tage wegen Ratenzahlungsvereinbarung
  3. Nach Aktivierung (Tag 24) greift automatisch Mahnstufe 2, da die Frist für Mahnstufe 1 (z.B. 7 Tage) bereits überschritten ist

Weitere Details findest du unter Zahlungsausfälle.

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Rechnungen stornieren

Eine Rechnung kann nur storniert werden, wenn:

  • Noch keine Zahlung eingegangen ist
  • Bei Inhouse-SEPA: Die SEPA-Datei noch nicht als “hochgeladen” markiert wurde
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Rechnung öffnen

Navigiere zur gewünschten Rechnung in der Rechnungsübersicht

2

Stornierung ausführen

Klicke auf Stornieren

3

Stornierung bestätigen

Wähle eine der folgenden Optionen:

  • Ja, stornieren: Die Rechnung wird einfach storniert
  • Ja, stornieren und duplizieren: Die Rechnung wird storniert und eine neue Rechnung mit den gleichen Positionen wird erstellt

Bei der Stornierung passiert Folgendes:

  • Eine Stornorechnung wird erstellt, die die ursprüngliche Rechnung ausgleicht
  • Falls Buchungen aktiviert sind, werden entsprechende Storno-Buchungen (z.B. PRAP) automatisch ausgeführt
  • Der Kunde erhält eine Benachrichtigung per E-Mail, wenn dies in den Benachrichtigungseinstellungen aktiviert ist

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Rechnung schließen

Um Rechnungen aus der Übersicht zu entfernen, kannst du sie schließen. Dies ist nützlich, wenn du Rechnungen archivieren möchtest, die nicht mehr relevant sind und noch nicht an den Kunden gesendet wurden.

Voraussetzung für das Schließen einer Rechnung:

  • Die Rechnung ist im Status Entwurf oder Freigabe ausstehend

Auswirkungen des Schließens:

  • Die Rechnung wird in der Übersicht ausgeblendet
  • Die Rechnung kann nicht mehr bearbeitet werden
  • Die Rechnungsbeträge werden nicht in den Statistiken und Auswertungen berücksichtigt
  • Die Rechnung wird im Verlaufsprotokoll als “geschlossen” protokolliert

Der Kunde wird nicht über das Schließen der Rechnung informiert.

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Rechnung öffnen

Navigiere zur gewünschten Rechnung in der Rechnungsübersicht

2

Rechnung schließen

Klicke auf Aktionen > Rechnung schließen

3

Schließen bestätigen

Bestätige die Schließung der Rechnung mit Ja, schließen. Optional kannst du eine Notiz hinzufügen, die im Verlauf protokolliert wird.

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Gutschrift erstellen

Gutschriften können für Rechnungen erstellt werden, um den Rechnungsbetrag zu reduzieren. Dies ist nützlich, wenn beispielsweise:

  • Ein Rabatt nachträglich gewährt wird
  • Der Rechnungsbetrag korrigiert werden muss
  • Ein Produkt zurückgegeben wurde

Um eine Gutschrift zu erstellen, muss für eine Rechnung bereits eine Zahlung erfasst worden sein.

1

Rechnung öffnen

Navigiere zur gewünschten Rechnung in der Rechnungsübersicht

2

Gutschrift erstellen

Klicke auf Aktionen > Gutschrift erstellen

3

Gutschrift bestätigen

Wähle die Positionen und die Menge aus, die gutgeschrieben werden sollen. Zudem kannst du einen individuellen Text für die Gutschrift hinterlegen, der auf der Gutschrift unterhalb der Positionen und oberhalb des allgemeinen “Abschluss”-Textes angezeigt wird.

Der “Abschluss” - Text kann unter “Einstellungen” > “Belege” > “Vorlagen” > “Gutschriften” angepasst werden.

4

Gutschrift erstellt ✅

Die Gutschrift wurde erstellt und die Rechnungsbeträge wurden automatisch angepasst. Die Gutschrift wird im Status Offen markiert.

Anschließend wird:

  • der Kunde über die Gutschrift informiert (sofern in den Benachrichtigungseinstellungen aktiviert)
  • die Gutschrift im Verlaufsprotokoll dokumentiert
  • die Buchungssätze automatisch erstellt

Die Menge der gutgeschriebenen Positionen wird von der Rechnung abgezogen. Die Menge kann also nicht noch einmal gutgeschrieben werden.

5

Betrag erfassen

Um die Gutschrift als Bezahlt zu markieren, kannst du eine Zahlung hinzufügen, die dem gutgeschriebenen Betrag entspricht. Der Betrag muss positiv sein.

Siehe hierzu Zahlung hinzufügen.

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